1. Quién es responsable
OptaCox es el sistema de gestión hotelera descrito en estos documentos. Para cualquier consulta sobre esta política puedes escribir a soporte@optacox.com.
2. Qué información maneja el sistema
OptaCox es usado por hoteles y establecimientos de hospedaje para su operación diaria. La información que circula en el sistema es principalmente la que cada hotel registra sobre su propio negocio:
| Tipo de dato | Ejemplos |
|---|---|
| Datos del hotel | Nombre comercial, NIT, dirección, teléfono y correo de contacto del establecimiento. |
| Usuarios del sistema | Nombre, tipo y número de documento, correo, usuario y contraseña (almacenada de forma cifrada) de quienes administran u operan el sistema en el hotel. |
| Huéspedes | Nombre, tipo y número de documento o pasaporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección, contacto, motivo de viaje y fechas de estadía — información propia del registro habitual de huéspedes en un hotel. |
| Empleados y nómina | Nombre, cédula, cargo, fecha de ingreso, contacto, salario y datos de pago (medio de pago, cuenta bancaria) que el hotel registra para su propia administración interna de personal. |
| Proveedores y clientes corporativos | Nombre o razón social, NIT, dirección y contacto. |
| Datos técnicos | Identificador de la cuenta del hotel dentro del sistema, usado únicamente para mantener separada la información de cada hotel. |
3. De dónde viene esta información
Es el propio hotel, a través de su personal autorizado, quien digita esta información dentro de la aplicación como parte de su operación normal (registro de huéspedes, gestión de nómina, control de inventario, etc.). OptaCox no recolecta estos datos directamente de los huéspedes, empleados o proveedores por su cuenta.
4. Para qué se usa
- Permitir al hotel llevar el control de habitaciones, reservas y huéspedes (check-in / check-out).
- Llevar la contabilidad y el control financiero del negocio (ingresos, gastos, cuentas por cobrar y pagar, inversiones).
- Administrar inventario y proveedores.
- Gestionar la nómina y el personal del hotel.
- Generar reportes internos para el hotel.
- Enviar por correo comprobantes o recibos cuando el hotel decide hacerlo (por ejemplo, a un huésped o cliente corporativo).
5. Dónde se almacena y quién participa
La información se guarda en una base de datos en la nube y se procesa a través de un servicio propio de OptaCox. El acceso a los datos de cada hotel está aislado del de los demás hoteles mediante reglas de seguridad a nivel de base de datos, de forma que un hotel no puede ver la información de otro.
Para operar, nos apoyamos en los siguientes proveedores de infraestructura (encargados del tratamiento):
- Supabase — aloja la base de datos y gestiona el inicio de sesión de los usuarios.
- Cloudflare — aloja el servicio backend (API) y estas páginas públicas.
- Brevo — envía los correos electrónicos transaccionales que el propio hotel origina (por ejemplo, comprobantes o recibos).
Ninguno de estos proveedores usa la información del hotel para fines publicitarios propios ni la revende a terceros; la usan únicamente para prestarnos el servicio de infraestructura que contratamos con ellos.
6. Qué no hacemos con tu información
No vendemos, alquilamos ni compartimos la información registrada en OptaCox con terceros para fines comerciales o publicitarios.
7. Seguridad
- Las contraseñas se almacenan cifradas, nunca en texto plano.
- Las comunicaciones entre la aplicación y los servidores viajan cifradas (HTTPS).
- El acceso a cada módulo (habitaciones, finanzas, nómina, reportes, etc.) puede restringirse por permisos, para que cada persona del hotel solo vea lo que necesita.
- La información de cada hotel está aislada de la de los demás hoteles que usan el sistema.
8. Cuánto tiempo se conserva la información
La información se conserva mientras la cuenta del hotel esté activa. Si el hotel decide dejar de usar OptaCox, puede solicitar la eliminación de su cuenta y de la información asociada escribiendo a soporte@optacox.com.
9. Derechos sobre la información
Un huésped, empleado o proveedor cuyos datos hayan sido registrados por un hotel en el sistema puede solicitar acceder a ellos, corregirlos o pedir su eliminación. Como es el hotel quien registra y administra directamente esa información, la primera vía para ejercer estos derechos es contactar al hotel correspondiente. También puedes escribirnos a soporte@optacox.com para solicitudes relacionadas con el funcionamiento del sistema.
10. Menores de edad
El sistema permite registrar el nombre y la edad de acompañantes menores de un huésped, únicamente con fines de control de ocupación durante la estadía. Esta información es registrada y es responsabilidad del hotel y del huésped titular de la reserva.
11. Cambios a esta política
Esta política puede actualizarse para reflejar mejoras del servicio o cambios normativos. Los cambios relevantes se notificarán dentro de la aplicación y se reflejará la fecha de la última actualización en la parte superior de esta página.
12. Contacto
Para cualquier duda sobre el tratamiento de tu información: soporte@optacox.com